グループ会社横断での業務再編の中で、コミュニケーション課題が顕在化。社員同士の相互理解を促す実行策として Beatrust の導入を決定。

――お二人のご所属と、現在の業務内容について教えてください。

加治佐 康代（以下、加治佐）

加治佐と申します。ひと研究所、CSR、広報など、複数の領域を管掌しています。Beatrust 導入については、全社のエンゲージメント推進担当の役割として関わってきました。導入後の現在も、同席している滝口とともに、統括責任者として利用推進を担っています。

滝口 昌輝（以下、滝口）

人事担当の滝口と申します。研修・給与以外の人事領域全般、特に採用メインに関わっています。2023 年 7 月にグループ会社であるビデオリサーチコミュニケーションズにグループ全体の人事機能が集約されたことを受けまして、私は今そちらに出向しながら、グループ会社横断での人的なリレーションシップ構築の推進も行っています。

――先ずはじめに、Beatrust を知ったきっかけをお伺いしてもよろしいでしょうか？

加治佐

弊社社長（当時）の望月と、Beatrust の社員が前職からのお知り合いとのことで、2022 年 8 月頃にサービスのご紹介があったことがきっかけです。そこでお聞きした Beatrust のサービスコンセプトがまさに当時弊社が抱えていた課題を解決してくれそうだと期待を感じ、詳細をヒアリングさせていただきました。

――“課題” と仰いましたが、当時ビデオリサーチ様が置かれていた状況について教えて頂けますか？

加治佐

2022-23 年にかけて2 度、グループ会社間の人的異動を伴う大きな組織再編を行い、現場の社員一人ひとりにとっては業務内容も一緒に働くメンバーも大きく変わりました。1 回目の再編が 2022 年 4 月、2  回目が 2023 年 7 月だったので、Beatrust さんからのサービス紹介があったのはちょうどその合間のタイミングでした。組織が変わり、業務も変わり、一緒に働く社員も変わり、新しい環境に適応する必要のあった時期です。中途採用者も増えていましたし、コロナ禍を起点としたリモートワーク増加も相まって「隣の人が何をしているか分からない」という状況も生まれており、コミュニケーションのきっかけ作りになるようなものが必要だなと感じていたところでした。

――当時すでに、タレントマネジメント系のシステムやピアボーナスシステムなどはご導入済みだったかと思いますが、それを使って解決できないかという検討はなかったのでしょうか？

滝口

当社におけるタレントマネジメントシステムの使い方は、ひとえに人事活用を目的としていました。すなわち、定期的な評価面談のタイミングで各自がインプットしたものをベースに評価・育成・配置計画のために人事やマネージャーらが利用するものであり、コミュニケーションを目的としたものではありません。ピアボーナスも、日々の業務の中での感謝を送り合うツールとして利用定着していましたので、それぞれ異なる目的のサービスという認識でした。

――初めて Beatrust のデモをご覧になったときはどのような印象を持たれましたか？どのあたりがユニークで、自社に向いていそうだと思ったのかご紹介いただければと思います。

加治佐

直感的に「面白そうだな」と感じたのが素直な印象です。特に、“タグ” と呼ばれるキーワード単位でその人のスキルや経験をラベリングする UI が、 “人となり” が感じられてとても親しみやすいと思いました。特技・経験・職歴・興味があることなど、何でも自由に表現できるため、どんなタグを付けようか考えること自体が楽しい行為だと思います。また同僚に、「あなた、これが得意だよね」というタグをプレゼントできる仕組み (“ピアタグ”) があることも教えていただきまして、これをきっかけにカジュアルなコミュニケーションが生まれそうな期待感が持てたことも好印象でした。ショートメッセージのような手軽さもありつつ、もらった人の社内での印象や人柄に対する承認を可視化してプロフィール上に蓄積していく仕組みがとてもユニークだと思います。

滝口

自分でプロフィールを作成するという自由度の高さの一方で、人による入力格差が生まれることはある程度避けられないだろうなという印象も持ちました。「何を書いていいか分からない」「積極的に自分のことを開示したくない」という社員は一定数出てくるでしょうから、その想定の上でどうやって利用推進していくか検討する必要があるツールだと思いました。普段からオープンマインドで自己開示が得意な人にはなんら抵抗が無いと思いますが、そうではない人も巻き込んだコミュニケーション環境を作っていくことが求められるからです。

――強制入力にでもしない限り、プロフィール入力格差が出てしまうのはある程度は避け難いかと我々も思っています。仰っていただいた通り、「何に使うのか」と「そのために何のデータは絶対に入れてもらわなければいけないのか」を想定しておくことが成功の鍵かと思います。

滝口

私たちが最初に取り決めたことは、「先ずは社員の主体性に委ねる」ことでした。会社として強制的にインプットさせることもしませんし、何を・どこまで開示するかは一人ひとりの判断を尊重するということです。もちろん、個人情報や業務上の機密に関わる内容は公開 NG ですので、そういった最低限の常識的な運用ルールは説明会を通じて周知徹底しましたが、それ以外に「スキルや経験の項目にはこんなことを書いてください」といった誘導的で恣意的なガイドライン化はしませんでした。

――その意思決定ができたのも、前提として「うちの社員ならばそれが出来る」という組織文化に対する理解があってのことだと思いますが、お二人の目からはビデオリサーチ社員の気質はどのように思われますか？

加治佐

「実は何かに詳しい」をコッソリ隠し持った人が多いと思います笑。きっかけがあって打ち解けると、ドッと湧き出すように好きなものの話をしてくれる社員が多いですね。ちょっとオタク気質で、雑談好き。自分の好きなもののことをみんなにも知って欲しいという人が多いのかなと。

滝口

メディア業界の人間らしく、コンテンツ好きでメディアカルチャーに関心が強い社員は多いと思いますね。好きなものにトコトンで、それをみんなにも共有したいと思っている社員が少なくないという印象があります。

加治佐

メディア業界を支える裏方としての “黒子の美学” を持っているように思います。「自分を知ってほしい」というよりも、「自分の好きなものを、みんなにも好きになって欲しい」という感覚が近いのかもしれません。だからこそ人付き合いにおいても共通の関心事を見つけたことをきっかけに一気に打ち解ける人が多いのでは。なので、Beatrustで見つけた「実はこれが好き」という業務の枠組みにはまらないメタな情報がコミュニケーションの場面においては重宝される社風だと思います。

経営層の前向きな参加姿勢が、社員の自発的な自己開示行動を促す。

――サービスの導入・利用推進にあたり、運営事務方としてどのような取り組みを主導してこられたのか教えていただけますでしょうか？

滝口

500 人ほどで本導入を開始したのですが、最初に行ったのは全員分のスムーズなデータ登録と社内広報です。この点に関しては Beatrust の営業担当の方にも大いにご協力いただきました。全 3 回の社内説明会を通じて、Beatrust の基本機能のチュートリアルとその場で基本的なプロフィールの入力まで行い、社員がすぐに使える状況を実現することを目指しました。初回のセッションには 約 300 名もの社員が参加してくれたおかげで大いに盛り上がり、全 3 回の完走を通じて全社員の 7-8 割の参加を実現することができたことは非常に意味があったと思います。特に「この場でタグを付けてみましょう」という時間を設けたことは効果的だったと感じています。ついつい後回しになり、「あれ？どうやるんだっけ？もういいや、、」となりがちなプロフィール入力を全員でやる時間を設けたからこそ、スムーズに使い始めることができたと感じています。ユーザー目線で一番ガッカリするのは、誰かのプロフォールを見に行ったときに何も書いておらず空っぽだった・・という状況だと思いますので、全員で足並みを揃えて入口となるプロフィールを準備できたのは重要なアクションだったと思いますね。

加治佐

私のほうでは、一人ひとり役員を訪問して、全員分のプロフィール入力を個別レクチャーしました。全員で足並みを揃えた行動を取るためには、経営層が主体的に関与する姿勢を見てもらうことが何よりも重要だと考えています。最初のうちは何を入れたらいいの？と迷っていた役員も、会話しながら入力したタグがひとつずつ増えていくと、じゃあこれも付けようかな、と乗ってくる様子が見てとれて、非常に有意義な時間でした。

――ガイドラインを作り込まずに「周りに知って欲しいことを・好きなように書いてもらう」の方針でやってみた結果はいかがでしたでしょうか？

滝口

会社のためにやっているのでなく、「自分のため・同僚のため」にプロフィールを充実させるという意識づくりが出来たのではと思っています。特に何も指示せずとも、担当業務・所属情報・連絡先情報は自然と入れてくれますし、相手との共通点になりそうな出身大学・利用路線・趣味等の情報も充実させてくれるものです。一方で、個人差が出やすいのが「顔写真の登録あり・なし」ですね。コミュニケーションのハードルを下げるためにもできれば登録して欲しいところなのですが、個人情報取扱いの観点から強制することはしませんでした。システムやルール作りで解決しきれない部分は運用面の工夫で徐々に解消していこうと思っています。

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自己開示行動を積み上げた結果の先に、「キャリアは自分で築き上げるもの」という社員のキャリアに対するオーナー意識を育みたい。

――実際の現場ではどのような使い方がされていて、どのような評判が聞こえていますか？

加治佐

特に中途入社社員や社歴が浅い社員からは、会話のきっかけづくりに Beatrust はとても役立っていると聞きます。会議の前に参加者のプロフィールをサッと Beatrust で確認するだけで肩の力を抜いて臨むことができますし、実際そういう使い方をすると入室時点で場が温まって、会議自体がオープンで生産的になりやすいとの評価をもらっています。会話のきっかけというのはそれだけに留まらず、長らく一緒に働いてきたメンバー同士の中でも「え？〇〇が好きだったの？」「△△が得意だったの？」というような意外な発見があり、それが互いの距離を一層近づけてくれるそうです。

滝口

これは私自身の体験としても本当にそうだなと感じます。年上のマネージャーが私のPeople (プロフィールページ)をご覧になり、「滝口くんって〇〇(音楽バンド)が好きなんだね。実は俺もなんだよ」と話しかけてくださったことがありました。その瞬間はすごく驚きましたが、同じ趣味を持った方が社内にいることをとても嬉しく感じましたし、その後ランチにも誘っていただきました。何気ないことに思われるかもしれませんが、人と人が距離を近づけるうえで必要なのはそういうちょっとした “共通点” なのかもしれません。それがあるのとないのとでは、仕事のしやすさも段違いに変わってきます。Beatrust は社内というクローズドな環境であるがゆえに、一般のビジネスプロフィールや SNS では共有しないような人間的な要素を含めたデータが公開されていると思います。まさに “最初の接点づくり” にチカラを発揮してくれるツールなのだと思います。

加治佐

Beatrust を使ってみて、「自己紹介って実はものすごくカロリーを使うこと」だったのだなと実感しました。ビジネスの場面では特に、何をどこまで開示するかという情報の取捨選択もそうですが、資料化する手間と時間もかかりますよね。Beatrust へのインプットを通じて一人ひとりが自分という存在のユニークな面を客観視する機会を得ることができますし、人のプロフィールを見ることを通じて相手への興味が強化されていきます。習慣的にそういう行動をとることで同僚との距離の掴み方はもちろん、その会社で働くことの価値を再発見し、帰属意識やエンゲージメントが高まっていくことを期待しています。

――(滝口様へ) 人事の目線からみて、Beatrust に集まったデータを今後どのように活用していきたいというお考えでしょうか？

滝口

人事が管掌する採用・育成・配置の面でそれぞれ活用できると思っています。当社には、中途入社の社員も多くいます。ビデオリサーチの根幹となる「メディア」「データ」「IT」など多岐にわたる領域から経験者が集まっており、時代や社会の変化に適応すべく弾力的な組織人事を実現していくためには、やはりこういった専門人財のスキルを包括的に把握し、必要な人財を採用すること、社内での活躍の機会を創り出していくことは必須だと思っています。加えて、どの部署に・どういった経験を持った社員がいるか人事が把握することで、社員一人ひとりからのキャリアパスの相談に対しても解像度の高い提示ができるようになると思います。実際、私の立場では社員とキャリア面談を行う機会があるのですが、「将来このようなキャリアを積みたいならば、いつ・どこで・どういう経験を積んだ方が良いのでは？」といった具体的な会話をすることが重要です。その元になるデータが Beatrustに溜まっていくこともですし、何より一人ひとりがその過程を通じて「自分のキャリアは自分で切り開くもの」という自発性を育んでくれることを期待しています。

――Beatrust の他の機能、Ask（Q＆A 掲示板）や Share（シェアボード）のご利用状況はいかがでしょうか？

滝口

Beatrust さんから伺った話ですと、弊社の社内投稿は量・質ともに活発との評価をいただいています。実際に運営方である私たちのほうでも Ask には手応えを感じていまして、業務に直結する切実な相談事に限らず、カジュアルな告知・募集・共有の類の投稿が盛り上がってくれていることは良い傾向だと思っています。先に述べたように、弊社における Beatrust の利用目的は “つながり作りと強化” です。その意味で、所属や職域に限定された業務の話だけでなく、趣味や関心軸で横のつながりを広げていくような投稿は歓迎すべきものです。社内サークルの活動報告やメンバー募集から、子育ての悩み相談まで、幅広いテーマでコミュニケーションの裾野が広がりつつある現状はとても良いことだと捉えています。

加治佐

一方で、いわゆる “導入期” を終えて次のフェーズに移行しつつある今だからこそ、休眠ユーザーの呼び起こしやプロフィールの更新といった対応が必要になってくるのではと思っています。こういったツールには起こりがちなことだとは思いますが、利用者が固定化してしまった、載っている情報が古い、といった問題が徐々に利用率の低下に繋がってくるものだと思いますし、いくら現場の自由意志に任せて利用してもらっているとはいえ、運営メンバーが積極介入することでより良い利用体験を提供できる部分については検討していくべき段階にきているのではと感じています。この辺りについては Beatrust さんからも他社様での運用ケースをお伺いしながら、最適な対応をとっていきたいところです。

――ありがとうございます。「何のために Beatrust を使うのか」を一緒に考えるところから伴走支援させていただければと思っています。「ログイン率」のような単一指標だけで見れば、組織内での相互理解が進むにつれて数字が下がるのはある意味では健全なこととも言えます。一方で、「タグ数」や「投稿件数」のようなものが伸びていないとなると、全くBeatrustに「フレッシュな情報が増えていない」ということになりますから、それは不健全と言えるかもしれません。何を評価指標とするのか、その改善の先にどういう組織の体質変化を期待するのか、Beatrust としての次の活用視点が求められている時期に来ているのではと感じました。

加治佐

私たち運営メンバー側は整理がついていることであっても、それが現場社員の一人ひとりにまで認識が共有できているか、という課題もあります。その逆も然りで、現場はこう感じているという意見を私たちが汲み取りきれているかという面も。社員のワークスペースを取り巻くデジタル環境は昨今ますます複雑化しており、ツールが多過ぎることが負担や混乱の原因になる状況は私たちとしても避けねばならないところです。それぞれのツールに差別化戦略と機能面での一長一短がありますから、「目的 A のためにツール A を使う」「目的 B のためにツール B を使う」という併用と運用棲み分けはある程度避けられない部分ではありますが、なるべく社員一人ひとりにはシームレスな利用体験を提供したいと思っています。Beatrust でプロフィールを充実化したことの便益を別のコミュニケーションツール (例えば Teams )の方で実感することができたり、タレマネの方で入力した情報が Beatrust に反映されたりというインテグレーションを通じて業務の生産性と社員エンゲージメントの向上を実現していければ理想です。その中での Beatrust の一番の提供価値は、やはり「“人となり” の蓄積データ」ということだと思いますから、その活用をぜひ一緒に考えていただきたいと思います。

――最後に、読者の方、特にこれから Beatrust を導入しようと考えておられる方に向けて一言お願いいたします。

滝口

同じ会社でありながら、直接的な仕事を通じて誰かを知る機会というのは、実はそこまで多くは無いのかもしれません。Beatrust の良さは、互いのプロフィールに相互にアクセスして、社員の新たな一面を知ったり、仕事を進めやすくなったり、という点にあると思っています。生産的な仕事の第一歩は一緒に働く社員を知る事にあると思いますから、その意味において Beatrust は面白いツールなのではないかと思います。

加治佐

労働市場の流動化を受けて、「なんとなく入社して、いつの間にか居なくなる」社員がいるというニュースを時折耳にします。中途社員をどのようにグループの輪に受け入れたら良いか分からない、協創的な関係性を作るうえでの実行手段が無い、というお悩みを抱えておられる会社様は、昨今非常に増えているのではないでしょうか。中途採用を強化されている企業、あるいは人事異動の機会が多い企業においては、新たな環境への適用に伴う社員の負担を最小化し、新たな価値提供へと繋がる人的接点づくりを最大化することに苦心しておられることと思います。Beatrust というツールは、「新たな出会いのきっかけ作りと相互理解の促進」という点に特化した社内プラットフォームとして、エンゲージメントを担当する役員や人事の皆さんの悩みを解決する１つの手段になりうると思いますので、ご検討されてはいかがでしょうか。

ーー改めて本日は貴重なお話を有難うございました。