コロナ禍×フリーアドレスで生じたコミュニケーション課題を新たな “Know who” の仕組みづくりで乗り越える。
「信頼を未来へ」を企業理念に、オフィスビルやマンションの開発を中心に、商業施設、物流施設、ホテルの開発や海外事業などを幅広く手がける東京建物株式会社。1986 年（明治 29 年）の創業から 127 年を迎えた同社は、創業者の安田善次郎が旨とした「お客様第一」の精神と、時代の流れを先んじて捉える進取の精神を企業活動の原点とし、社会課題の解決と企業としての成長を高い次元で両立しながら、サステナブルな社会の実現に向けて事業を展開している。同社の成長は業界でのなかでも目をみはるものがあり、単体での従業員数はここ 10 年で 1.5 倍以上にまで拡大しており、2020 年から世界を覆ったコロナ禍にあっても順調に業績を伸ばしている。 そんな同社も決して組織の成長痛と全く無関係にここまで来られたわけではない。2020年本社ビルを移転し、座席を一部の事業本部でフリーアドレス制に移行したまさにそのタイミングでコロナ禍に見舞われ、コミュニケーションの取りづらさに対する課題意識や、新たに迎え入れたキャリア社員のオンボーディングに苦労する場面が起こり始めた。その後、会社として初めて実施されたエンゲージメント・サーベイの結果は、いくつかの問題点を指摘するものであったという。そんな中で同社が注目したのがコラボレーション・プラットフォーム「Beatrust」であり、同社の資産でもあり成長の源である社員の相互理解を深め、コミュニケーションの質と量を高めるための施策として Beatrust をご活用されている。今回は、Beatrust の導入を主導され、現在でも運営事務局として定着・利用推進にご尽力されている人事部の今井様と、実際に現場の営業チームにおいて同ツールをご利用いただいている園部様にインタビューさせていただき、これまでのお取り組みについてお話を伺いました。
コロナ禍で実施したエンゲージメント・サーベイで社内のコミュニケーション課題が浮き彫りに。1 つの解決策として Beatrust の導入を開始。
はじめに、お二人の簡単なご経歴と、現在の業務内容について教えてください。
今井 靖（以下、今井）
人事部の今井と申します。人事労務関係全般、具体的には人事制度の設計と運営・給与・福利厚生などを担当しています。今回のテーマであるプロダクト「Beatrust」の導入推進と運営事務局もやっております。
園部 稔雄（以下、園部）
ビルマネジメント第一部の園部と申します。私たち東京建物の所有しておりますビルの竣工後の運営と管理を、ハードとソフトの両面でやっております。お客様のご要望をお聞きし、改善・体験価値向上のためのご提案を差し上げるのが主な業務内容です。
Beatrust をご導入いただいたのが 2022 年の 10 月からと承知しております。ご相談いただいた背景に具体的にどういった課題意識をお持ちだったのか、お聞かせいただけますでしょうか？
今井
大きく 2 つあります。1 つはコロナをきっかけに在宅勤務を余儀なくされる期間が長く続き、それに起因する形でコミュニケーションの取りづらさが社内でも議論に挙がるようになったことです。2 つ目は、この時期に業容拡大に伴って社員数が増えまして、新たに招き入れた社員のオンボーディングに難儀しました。私たちの会社は、新卒採用を中心とした雇用をメインで長らく行ってまいりましたが、だんだんとキャリア採用の比率も増えつつある状況でした。経験者の方を中途で招き入れることで多様な人財を有する力強い組織を作り、時代の変化に適応していくことが重要だからです。新たな環境で新たなチャレンジに向かう人財を、速やかに社内のコミュニケーションの輪に組み込んでいくための仕組みが必要だと感じました。
そんな漠然と感じていた課題の解像度をあげるために、この時期に当社としては初めて、エンゲージメント・サーベイというものを実施しました。目立った指摘内容としては、仮説の通り、社内の “つながり” の消失と、それによりコミュニケーションの面で課題が起き始めていることが浮き彫りになりました。
つまり、リモートワークの比重が増えたことで人と人の物理的な接点が減ってしまったことが根本要因としてあり、デジタル上でそれを再構築することで回復を図ろうと考えられたということでしょうか？
今井
いきなりツールを入れて云々を考え始めたわけではなく、先ずは一部で試行していたフリーアドレスの在り方を見直したり、出来ることをそれぞれに行っていました。そんな中、お取引のある人事コンサルの会社様からたまたま Beatrust のことを教えていただきまして、話を聞いてみることにしたのが最初の接点です。
最初に Beatrust の製品紹介を受けたときの印象は、いかがでしたか？
今井
最初の触れ込みを聞いた限りではプロフィールブックのようなものという想定でおりまして、ツールでコミュニケーションの課題をどう解決するものか？と思ってお話を伺ったのですが、プロダクトの意図はすぐに分かりました。既に利用中だったタレントマネジメント・ツールとの目的の違いも明確だったと感じます。一人ひとりのプロフィールを集めて検索可能にすることを通じて「同僚をより良く知る」状態を作ること、その結果として社員同士のコミュニケーションが活発になり、ひいてはそれが組織全体に拡大して会社風土そのものを共創的なものに変えていくためのサービスなのだと Beatrust さんからはご説明いただきまして、これは私たちの抱えている課題に効きそうだぞと思ってすぐに導入を決断しました。
ありがとうございます。Beatrust のどのあたりに可能性を感じていただけたのか理解を深めるためにも、差し支えない範囲でエンゲージメントサーベイの具体的な指摘内容をもう少しお伺いしてもよろしいでしょうか？
今井
サーベイ自体の質問項目は多岐に渡ります。「会社の雰囲気はどうですか？」「上司を信頼していますか？」「仕事内容には満足していますか？」など 360 度多面的な組織診断をする設計になっており、部やグループ毎にスコアリングされたものを比較して強みと改善点についての示唆を得るためのものです。その中で最も課題が大きいと感じたのが、ラインマネジメント層間のつながりの弱さ、俗にいう “縦のコミュニケーション” の部分です。会社が長くなってきますと、それだけ幅広い年齢・職責・価値観の社員がいますから、リモートワークで一番乖離が広がったのは当社の場合はそこのギャップだったようです。
全社横断の “Know who” の仕組みづくりとして Beatrust へのプロフィール入力を推進。現場主体の積極的な利用推進も起こり始めた。
Beatrust をご導入いただいて、実際の現場での使われ方はいかがでしょうか？「こんな場面で・こんな使われ方をしている」といった最も代表的なシーンはどのようなものでしょうか？
今井
比較的若い社員やキャリア入社として最近入社された方がアーリーアダプターとなって、主には社員検索のために日常使いしているようです。知らない人から連絡があった時の「この人、誰だろう？」に一瞬で答えてくれる便利さが、Beatrust の一番の価値なのだと思います。
Beatrust の仕組みからしても、「People」と呼ばれる社員プロフィール・モジュールに入力されたデータを元にしてその周辺の機能が活きる形にデザインされていますから、兎にも角にも導入推進するうえでの第一歩は「全員のプロフィール入力を促すこと」だと思っています。何か事務局として主導されたことはございますか？
今井
Beatrust の営業さんからのご提案もあり、全社員に向けた説明会を複数回行いました。会社としての意思決定の背景や使い方のチュートリアルに加え、この場でデモ的にプロフィールの入れ方・タグの付け方などを紹介することによって、最初のとっかかりを作ることが出来たと思っています。もう 1 つ、これは Beatrust さんの方でも初めてのサポートだったと聞いておりますが、当社の役員に向けたプロフィール入力レクチャー会をご実施いただきました。新しいことを社内で推進する際に経営のコミットメントは必須だと思っていますし、上席の使い方を見てメンバーは背中を押されることも多いと思っていますから、利用開始と同時に会長・社長・副社長らのプロフィールが入力済みである状態を目指しました。社員一同大いに感化され、自身も主体的に取り組もうと思ってくれたことを願っています。
もう 1 つ私たちが重視したのは、プロフィール写真をちゃんと登録してもらうことです。コミュニケーションにおいて「顔と名前が分かる」というのは最初の第一歩だと思いますから、ちゃんとご本人の顔が分かるものを全社員が設定できることを後押ししたいと思いました。そのために、プロフィール写真の撮影会を全社で開催し、Beatrust に限らず、プレゼンやセミナーやその他いろいろな場面で汎用的に使える写真を準備する機会を設けました。これは社員にも非常に好評で、結果的に Beatrust の本人写真登録率も大いにアップしました。
素晴らしいお取り組みですね。「こういう時には Beatrust を使うべし」というガイドラインやレギュレーションのようなものは会社で定めなかったのでしょうか？ ツール毎の使い分けに迷うというのは多くの会社様でよく聞くお悩みかと思いまして。
今井
今のところは、運営方としての積極的な介入および方針定義のようなものは行っていません。Teams やタレントマネジメントシステムといった別のツールとも、大きな混乱なく各自判断で使い分けがされているように感じます。Teams はグループチャットとして日々の業務コミュニケーションの場として、タレントマネジメントシステムは人事や管理職向けの業務支援ツールとして、いずれも Beatrust とは違う目的に沿って機能開発されたものですから、大きな混乱は今のところ起きていません。一方で、 Beatrust のより発展的な使い方として、 “know-whoのその先” を啓発していく必要性も感じています。第一段階としての利用定着が出来た折には、その次の目標として、部署を超えたナレッジシェアやプロジェクトの告知・公募などコラボレーションのための発信・共有が増えていって欲しいと願っておりまして、そのための仕掛けを事務局として主導していきたいなと思っているところです。
園部様の部では Beatrust を積極的にご活用いただいているとのことですが、現場視点で持っていた課題感はどのようなものだったのでしょうか？
園部
2020年 フリーアドレスへのシフトと同時にコロナがやってきたせいで、周りに座っている社員の顔と名前が一致しない (マスクで顔も確認しづらい) という事態に陥ったことは、まさに先の説明の通りです。これはなんとかせねばということで、部長とグループリーダーを中心に合宿してディスカッションしました。目的を「圧倒的な成果を出すチーム作りをすること」に置きまして、成果の定義の目線合わせから、具体的な施策のアイデア出しまで腰を据えて話し合いまして、とにかく出来ることは全てやろうということで、本当にいろんなことを試しました。代表例として、フリーアドレスでも周りの人に話しかけやすくするための工夫として、オリジナルのデスクプレートを自作して、名前・得意なこと・苦手なことなんかを書いて、今日働くデスクに一日置いて働いてみたりも試しました。そんな時に Beatrust 全社導入の話がきまして、渡りに船だなと思いました。人事の推進意欲もあり、せっかくだから部内でこれも有効活用しようと。部の月例会でアナウンスして部員にプロフィールの入力を促し、持ち回り制で Beatrust を使って自己紹介をやるようにしました。すると面白いもので、同じグループの長らく一緒に働いてきた同僚ですら、「え？こんな趣味あったの？そんな経験してきたの？」というような意外な一面を再発見することになるんですね。画面を見せながら実際に自分の言葉でそれを周りに説明することで、1 つ 1 つのプロフィールに命が吹き込まれてく感覚がありますし、本人もその体験を通じて自分のことを棚卸しでき、外部向けの公開情報を見直す良いきっかけにもなります。「お客様第一」の精神に共感して入社した社員ですから、当社の社員は人に関心があるメンバーが多いと思います。私は当社に 30 年以上おりますが、経営含めた古株の社員たちは、それこそ全社で 300 名も居ないような頃からやってきておりますから、相手のことを知った上で一緒に仕事をしたいと思っている方も多いのではと感じます。
今井
若手の方とかは、会議の前にお相手のことを調べてから臨むという方も少なくありません。「話に挙がった知らない社員さんのことを、実はその場で手元で検索してます」という話もよく聞きます。SNS 世代の社員からすれば当たり前の原体験に基づく行動なのかもしれないですね。
部員の方にプロフィール入力を指示した際の反応として、「何を・どこまで書いていいか分からない」といったお困りの声は無かったのでしょうか？
園部
先ず、「ゆるくなんでも書いてかまわない」というふうに期待調整することが大事だと思います。先ほども言及がありましたが、この類のツールは電子化するデータの量こそがまず大事なのだろうと思っています。ハードルを下げて先ずはインプットの量を求めたことが、上手くいった 1 つの要因ではないでしょうか。あとは、先に実施していたデスクプレート施策が良い予備動作になっていたからこそ、違和感なく Beatrust に移行できたのも要因としてあるかもしれません。ただ単純に「インプットしろ」と伝えるだけでは、それが自分にとってどういう便益をもたらしてくれるものなのか想像がつきにくいですから、何か先行する取り組みと巧く掛け合わせた形でツールの導入を進めていくというのもコツかと思います。あとは発表の機会を部として用意したのも良かったのかもしれません。人に説明することを前提に、何を書こうか吟味する時間を全員が持ったからこそ、皆が一定の量のプロフィールを記入済みの状態を実現するに至ったのだと思います。
全社員の知恵を紡ぐ場所として、Beatrust 上の情報の充実とその先のナレッジシェアの文化とを育てていきたい。
Beatrust の他の機能、Ask（Q＆A 掲示板）や Share（シェアボード）のご利用状況はいかがでしょうか？
園部
身近な業務の相談というよりも、人事からの告知や社内の部活の活動報告などが今のところは多い印象ですね。全社数百人で利用していることもあり、フルオープンな掲示板に投稿することの心理的ハードルが高いのかもしれません。
今井
投稿内容についてある程度の見本を示す目的と社員の心理的なハードルを下げる狙いで、人事の方で先ずいくつかの投稿をポストしてみました。社内で定期開催されているイベントの活動報告をアップしたり、同期会の様子を写真付きでアップしたりと、カジュアルな共有事を中心に先ずは投稿してみて、その先に社員の主体的な投稿が続いてくればと期待しているところです。全社広報は別のポータルを使ってオフィシャルに発信しているものがありますので、それとは差別化された Beatrust ならではの使い方が根付いて欲しいと思っています。
園部
「業務上の困りごとの相談」においては、私の部では専用の Teams チャネルを作って運用しています。同じチームメンバーであれば若手も質問を投稿しやすいだろうと考え、今すぐに回答が欲しいものを悩まずに聞くことが出来る場として使っています。実際に運用してみた上で感じた課題もありまして、1 つは Teams のようなコミュニケーションツールだと「問い合わせ可能な範囲がチャンネルに限定されてしまう」ことです。回答できる社員がそのチャンネル内に存在すればよいですが、そうでない場合は、“知っている人” を探すのにそれなりの時間と労力を掛けることになります。もう 1 つは「大半の質問内容は定型化されたものである」ということです。毎回誰かが回答せずとも、Q＆A ログとして一箇所にアーカイブ化されたものがあれば、そこを見にいくことで自己解決可能なのではないかということです。閲覧性・検索性・保存性などの観点から、Teams はこの目的（すなわち “ナレッジマネジメント”）に最適化されているとは言い難く、例えば Beatrust Ask が巧く運用できればより理想的な使い方が出来るのかもしれません。このあたりの可能性については私たちも検討しきれていない部分ですので、現場と事務局と意見交換しながらより良い活用方法を探っていきたいですね。
その点については、プロダクト側としてご要望を汲んで仕様改善していくべき部分も多くあると感じています。100 人、500 人、1,000 人、5,000 人と、ご利用人数が増えるにつれて場合によってはノイズと利用者が感じうる情報の流通も増えますから、ご利用状況に合わせた柔軟な機能のご提供が出来るようにしていきたいと思います。
園部
利用する側が運用で交通整理できる部分もあると思います。例えばタグの運用方法ですね。Beatrust さんのご説明を改めて伺って、タグが情報流通の送り状のように機能しているのだということがよく分かりました。「自分がどういった情報を受け取りたいのか＝“どういうタグを持っておくべきなのか」であり、「誰に向けてその投稿を届けたいのか＝どんなタグを付けてポストすべきか」という風に、双方の体験を想定した上で工夫した運用をすることが大事なのだと思いました。
物理的なオフィスにはあって、ツール上のコミュニケーションでは失われてしまったものに注目したいと考えています。例えばエレベータの待ち時間に予期せず聞こえてくる会話のように、偶然の接触から得られた情報が “実はだいじ” ということもあると思っています。ツールの上においてそういった人と人、人と情報の偶然の出会いを仕様として組み込むことには、今後もチャレンジはしていきたいと考えています。
園部
それが組織として働くことの強みを見つめ直す機会に繋がるかもしれません。私たちも不動産というカテゴリにおいてですが業務内容は実に多岐に渡ります。住宅とビルですら、まったく異なる知識・経験・人脈が要求されます。同じ会社で働いていることの価値を最大化し、チームの力を高め、より大きな価値をお客様に・社会にもたらしていく仕組みづくりが求められていると思います。結果的にそれが先のエンゲージメント・サーベイに表れるような「この会社で働きたいか」という意義の理解につながり、組織そのものを進化させていくのではないでしょうか。
プロダクト導入の初動において非常に理想的なスタートを切られた御社ですが、今後の積極運用としてはどのような展望を描いておられますでしょうか？
今井
情報の鮮度を保つ意味でも、利用率を維持する目的でも、登録情報の見直しを定期的に促すようなことは事務局としてやりたいと思っています。1 年も経てば業務内容が変わっていたり、それによって新たなスキル・経験を得た人も多くおられると思いますから、常にプロフィールの鮮度を保つ習慣を啓発していきたいですね。あとはやはり Ask, Share を盛り上げるための施策を何か行いたいです。また長期的な展望としては、このプラットフォームの上で社員の主体的なプロジェクトが走るようなことも期待していますが、とはいえまだまだ使い方部分で様子見の社員が多い段階です。先ずは事務局として、告知事・募集事などを積極的にポストすることによって、自分も何か投稿しようと思える空気づくりをしたいと思っています。
園部
共有の文化をさらに広げたいですね。名刺データ共有ツール「Sansan」の導入が決まったときにも、自分の取引先データを社内で共有するなんて・・と最初こそ抵抗がありましたが、実際に使ってみた上で大きな便益を社員が享受するものとなりました。全社の共有資産として活用可能なものとして一元管理することにより、営業のスピード感は上がり、機会損失も減ったものと実感しています。同じことが Beatrust においても期待できると思っていまして、一人ひとりの社員の知恵や経験を広く共有することによってもっと大きな価値を提供できるようにしたいと思います。
最後に、読者の方、特にこれから Beatrust を導入しようと考えておられる方に向けて一言お願いいたします。
今井
プロフィールブックに留まらない価値がある、というのが Beatrust の魅力だと思います。特に若い人や中途入社された方からは「これがあって良かった」と本当に好評いただいています。様々な取り組みを走らせる発端となったエンゲージメント・サーベイについても、その後の追跡調査の結果で定量的な改善を認めることが出来ました。
園部
本日 Beatrust さんと直接お話をして、提供側（プラットフォームの立場）の考え方をしっかりと聞いて現場の理解も深まってくると活用の深度もまた一段と深くなりそうだなという印象を持ちました。私たちも、このプラットフォームが巧く使えているというだけでなく、実際にリアルの世界での社員同士の関わり方にポジティブな変化があってこそ意味があるものだと思っていますので、これまで以上に会社とチームの在るべき姿の実現に向けて取り組みを加速していきたいと思います。
改めて本日は貴重なお話を有難うございました。
