意外な「タグ」が社内のコミュニケーションを円滑に

ー はじめに、皆さまの業務内容を教えてください。

日鉄興和不動産株式会社　浅野 仁史様(以下、浅野)

3人とも人事部人事企画グループに所属するメンバーです。私は、人事企画グループのグループリーダーとして、マネジメントを行っています。

日鉄興和不動産株式会社　髙橋 智美様(以下、髙橋)

チーフマネージャーとして、おもにダイバーシティ&インクルージョン推進や働き方改革などの業務に携わっています。

日鉄興和不動産株式会社　今野 真希様(以下、今野)

健康経営推進やコミュニケーションツールの導入などによる社内の組織風土の活性化に関連する業務に携わっています。

ー 御社は2022年3月にBeatrustのトライアル利用を開始しました。なぜBeatrustを導入しようと思ったのでしょうか?

髙橋

当社は勤続年数の長い人が多く、これまでは社内のつながりを頼りにして、チーム横断プロジェクトを立ち上げるとか、相談や意見交換などをしていました。ところが、ここ数年で新卒採用やキャリア採用を拡大したことで、社内に横のつながりのない人が急増していました。

今野

また、同じ時期にコロナ禍が始まり、社員同士が対面する機会も減ってしまいました。当時は「新しい社員が入っ たことは発令で知っていたけれど、名前だけで顔写真がなかったので、久しぶりに出社してもどの人かわからなかった」といった話をよく聞きましたね。

浅野

そのような状況でも業務を円滑に進めたり、生産性を高めたりするために、コミュニケーションをより活性化していくことが大切だと感じました。そこで、課題解決のためのツールを検討した結果、Beatrustを導入することに決めました。

ー 検証を経て、2022年6月にBeatrustを本導入しました。現在は、どのようなシーンで Beatrustを使用することが多いのでしょうか?

浅野

「人を知る」ために使うことが多いですね。例えば、社員がどのようなバックグラウンドやスキル・ノウハウを持っているか調べたり、別のチームの人と打ち合わせをする前に、会話のネタとして、Beatrust People(以下、People)でプロフィールを確認したりといったことでしょうか。

今野

そうですね。事前に、情報を色々仕入れておいて、それを基に話題を振るといった使い方が多いと思います。アイスブレイクのような感じですよね。

ー 社員の皆さんは、Peopleに情報をきちんと入力してくださっていますか?

今野

Beatrustを活用するためには、Peopleでのプロフィールの入力が必須条件だと思っていました。そのため、トライアル利用を開始したときに、入力を積極的に働きかけるようにしましたね。おかげで、現在は9割以上の人が何かしらの情報を入力してくれている状況です。

浅野

トライアル利用を開始するときに説明会を実施し、これまでの経歴や携わったプロジェクトだけでなく、出身地や好きなものなども入力してほしいと伝えました。タグの生成についても説明して、オリジナルタグをどんどん作ってほしいと投げかけました。

髙橋

私たち人事部のPeopleを参考にする人も多いですよね。仕事ばかりだと読んでもつまらないし、プライベートばかりだと社内ツールの意味がない。なので、仕事とプライベートの項目をバランスよく入力するように工夫しています。それから、初めて会う人に突っ込んでもらえそうなタグをつけることも大事かなと思っています。

今野

私は西新宿の街並みを見るのが好きなんです。なので、「# 西新宿」というタグをつけたところ「なんで西新宿なんですか?」と、問合せがたくさんきましたね ( 笑 )。社長が、「# ブロッコリー」や「# 味噌煮込みうどん」というタグをつけて、社内が盛り上がったこともありました。

浅野

タグによって意外な面が見えると、その人の印象が変わりますよね。

各部署から募ったアンバサダーがBeatrustの普及に貢献

ー 御社は、トライアルの段階から全社導入を希望されました。「まずはチーム内で使ってみてから...」という選択肢もあり得たと思いますが、 なぜ全社導入に踏み切ったのでしょうか?

今野

当社でも、最初は人事部だけでBeatrustを使ってみようと話していました。ただ、部内のコミュニケーションは割ととれていたので、トライアルの効果をあまり得られないのではないかと思いました。せっかく導入するなら色々な意見を聞きたいと思い、全社導入を決めました。

ー 先ほど、トライアル利用を開始する前に説明会を実施したとおっしゃっていました。Beatrustを活用してもらうために、ほかに工夫したことがありましたら教えてください。

‍今野

人事部主導で「新しいツールを活用してください」と発信するのは簡単ですが、業務の繁忙期や、職場で社員が異動する時期は部署によって異なります。そこで、各現場の事情に応じてBeatrustの活用を広めてもらうよう、各部署から現場での活用をリードするアンバサダーを選んでもらい、チームを作って、普及をお願いしたり協力を仰いだりしました。規模は縮小しましたが、本導入以降もそのBeatrust運営チームは活動し続けています。

浅野

アンバサダーを募っても、最初はなかなか手が挙がらなかったんですよね。そのため、トライアルの際は各部署の上長に候補者を挙げてもらい、指名制のような形でチームを組みました。本導入以降は、アンバサダーに立候補してくれる人が現れ、現在は半分が挙手、残り半分は人事部からお願いした人といったチーム構成になっています。

ー アンバサダーに挙手された方は、どういった方が多いのでしょうか?

今野

部内のことをよく知っている人や、「こうなったらいい」という強い理想を持っている人が多いですね。具体的には、各部で総務的な仕事を担当されている女性社員や、若手やキャリア採用で入社した社員で、会社に対して客観的な意見を持っている社員もたくさん手を挙げてくれました。

浅野

皆さん、コミュニケーションの重要性をよく理解していますよね。会議の場でも「こうしたほうがいいと思います」と積極的に意見を出してくれます。Beatrustは人事部主導で始めた取り組みですが、心強い仲間に引っ張ってもらっている気がしています。

ー 本導入から数ヵ月経ちますが、Beatrustの使い心地はいかがですか?

髙橋

UIが見やすいですし、SNSのような感覚で使える点がいいなと思っています。仕事中よりも、移動中や休憩中になんとなく開くことが多いですね。

ー こんな機能がほしい!といった意見がありましたら教えてください。

今野

社内でよく聞かれるのは、Beatrustを立ち上げたときに、ランディングページがあればいいといった意見ですね。「今月誕生日を迎えるのはこの人」といったおもしろい情報がトップにくると、利用頻度も上がるのではないかと思います。

浅野

新着情報が上がるとスマホにプッシュ型のメッセージが出るなど、受動的に情報が入ってくるような仕組みができればいいといった意見もありました。ベテランの社員から、特にそういった意見を聞くことが多いですね。

コミュニケーションが行き届きにくい、地方営業部を会社の輪の中に入れる

ー 今後、Beatrustをどんなふうに活用していきたいですか?

今野

Beatrust Ask(以下、Ask)でアイデアを集めて新規事業を立ち上げたり、そのメンバーを募ったりするような使い方が、ひとつの理想ですね。社内のコミュニケーションが活性化し、自然とそういった動きが出てくればいいと思っています。

浅野

新規事業を立ち上げるには、最初にアイデアを出す人が必要です。良いアイデアも、発信できる場所がなければ埋もれてしまいます。会社を良い方向に導く意見を可視化していくためにも、Beatrustを活用していきたいですね。

髙橋

トライアルの時期に、少し兆しが見えました。地方事業所の方が「新しく作る商業施設にどんなテナントが入っていたらいいと思いますか?」と Askでアンケートを採っていました。

ー どのような意見が集まったのでしょうか?

今野

「こんなアパレルブランドが入っていたらいい」「子どもが遊べる大きな広場があるといい」「本が読めるカフェがほしい」など、色々な意見が飛び交っていましたね。実現できるかはさておき、夢をぶつけるような感じでしょうか。

髙橋

アンケートを投げかけた社員は「多種多様な意見」はもちろん、「より多くの意見」を求めていたのだと思います。地方事業所は、社員が10人以下のところもあるんですよね。本社やほかの地方事業所を含めた社全体に意見やアイデアを募れる、Beatrustのようなツールを待っていたのかもしれません。

今野

地方事業所も同じ会社の一員ですので、そうした社員をコミュニケーションの輪の中に入れていくことも、Beatrustを導入した目的のひとつでした。

髙橋

地方事業所の人は、Beatrustを積極的に使ってくれている印象ですよね。Askを投げても反応がいい気がします。

ー ありがとうございました。最後に、Beatrustを導入して良かったと感じたエピソードがあれば、ぜひ教えてください。

浅野

一番良かったのは、社長をはじめとする役員や、同僚、部下の知らなかった一面がわかるようになったことですね。実はこういう趣味があるとか、こういうことが得意だと知ったことで、コミュニケーションが深まり、いままでより距離が近くなったように感じています。

髙橋

私も同じ意見ですね。Peopleを見ることで、いままで表面上のやりとりしかしていなかった人のバックグラウンドや好きなことなど、その人らしい面が見えてきます。変わったタグがついていたり、意外な趣味が書かれていたりすると、深掘りしたくなりますね。

今野

キャリア採用の社員からは、これまでの経歴や培ってきたノウハウを伝えられる場があって良かったと声が上がっています。Beatrustを通じて、新しく入社した人が馴染みやすい環境をつくっていきたいですね。