一人ひとりのバックグラウンドや共通点がすぐにわかり、他部署の人と交流する際の心理的安全性が高まる

ーまずはじめに、お二人の業務と「タグ」について教えてください。

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社　牧野 昌道 様（以下、牧野）

私は未来技術研究所事業創出チームにて、イントレプレナーとして活動しております。自社事業の開発・実行を主務とし、Beatrust の推進も担当しています。Beatrust 上では、「ポジティブ & アグレッシブ」というピアタグを社員からいただき、自分を表すタグとしてつけております。

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社　馬路 真理恵 様（以下、馬路）

私は CTO 直轄の組織で、技術などの調査の業務を行っています。また、エンジニア育成を主とした社内教育施策にも携わっています。他にも社内有志コミュニティ「Dojo」の運営にも携わっています。Beatrust はもともと牧野さんが所属する部署でスタートされていましたが、 Dojo と親和性が高いのではないかとお誘いいただきまして、私たちも途中から参加し、推進メンバーとして活動してきました。Beatrust 上で「ホスピタリティ」というピアタグを牧野さんからいただきました。

ーこれまでお二人が感じていた組織の課題を教えてください。

牧野

私はコロナ禍で、社員同士の信頼関係を醸成していた雑談がなくなり、さらには雑談するきっかけもなくなったことに課題を感じていました。会社としては社員間のシナジーや部署横断の連携を期待している一方で、それらを促進する制度はなく個人の活動に依存してしまっているのです。弊社は事業部制のため、一つの組織の中で仕事ができるような仕組みになっています。そのため部署を超えていくという必要性もなく、組織間のつながりが希薄になりがちではあったのです。さらに、コロナ禍で出社の機会が減ったことで対面する機会がさらに減り、休憩時間にしていた雑談が失われたと感じていました。

馬路

私も他の部署の方に連絡するときにかなり属人的になっているという課題を感じていました。私は中途入社なので、新卒入社の時のような同期がおらず、他の部署に知り合いもいない中で仕事をスタートしています。社内にはたくさんの人がいるにも関わらず、同じ部署の人としか知り合う機会がないことに疑問を感じていました。横のつながりが増えればシナジーも生まれやすくなりますし、個人的にもっと楽しく働けると考えています。しかし、横の繋がりを求めて部署から外に飛び出して行く人は少なかったです。

ーBeatrust にどのような可能性を感じていただいたのでしょうか。

牧野

最初に Beatrust の話を聞いて可能性を感じたのが、きっかけ作りになる「タグ」機能です。弊社は IT 企業ですし、IT リテラシーの高い方が多く、コミュニケーションツールなどの情報連携ツールもたくさんあります。そのため、自分が苦手なことを聞くなど目的を持った会話は、それぞれ既存の人間関係の中で行っていました。ですが、コロナ禍で雑談の機会も減り、ベースとなる人間関係も広げにくくなっていると感じていました。そんな中で、Beatrust で一番良いと思ったのが、「タグ」で情報を可視化してくれることです。そしてタグを通して共通点を持つ人をつなげてくれる機能もあったので、話すきっかけができ、人間関係を広げやすくなるのではないかと期待しました。きっかけ作りになる「タグ」に可能性を感じ、僕が自ら手を挙げて挑戦したいと申し出ました。

馬路

Beatrust は部署横断で横斜めのつながりを作るのに有効だと感じました。弊社では、同じ部署内ではとても密接な関係をもっていますし、心理的安全性もあります。一方で、他部署の情報はなかなか入ってこないのです。また、話しかけようと思っても心理的安全性が低いという面もあります。そのようなときに、Beatrust のように Ask で情報を配信してくれた人のプロフィールをすぐに見に行けるという点が魅力だと感じました。プロフィールページでバックグラウンドや共通点がすぐにわかるので、他部署の人と交流する際の心理的安全性が高まると思いました。

Beatrust を利用した社内プログラムやキャンペーンを実施

ーBeatrust を試験導入いただいた際に、社員の利用を推進する上でどのような工夫をされていますか？

牧野

事務局では利用促進の施策として、「閲覧専用ユーザー」に絞って成功体験を感じてもらう工夫をしていました。一部のユーザーは何も言わずとも積極的に使ってくれるのですが、その層ではなく、 Beatrust への Ask 投稿に踏み切れていない「閲覧しているだけ」の層をターゲットとしました。具体的な行動の 1 つとして、表彰プログラムがあります。馬路様：一方で、Beatrust Ask で投稿した人には、できるだけ早く我々が反応するよう心がけました。人間は自分のやったことを見てもらえていることに喜びを感じますから。喜んでもらえるように、また、ピアタグを活用して「見ているよ」ということが伝わるように工夫していましたね。

ー表彰プログラムについてもう少し詳しく教えてください。

牧野

弊社の週ごとの Beatrust 利用ユーザー数は高かったのですが、Ask の投稿回数やタグに送る「+1」という称賛や同意を表すアクションの数が少ないという課題がありました。「閲覧専用ユーザー」が多かったのです。そこで事務局で話し合った結果、表彰プログラムを行うことに決めました。「毎日ログインしている」、「自分の投稿を見てくれた」、「プロフィールに情報を追加した」などの行為は「素晴らしいことなんだ」と表彰プログラムとして定期的に発信することで、「閲覧専用ユーザー」の行動を変えられるのではないかと考えたためです。行動を変えてもらうためのインセンティブになればと思いました。

ーピアタグキャンペーンについても教えてください。

馬路

事務局から、ピアタグをメンバーに対して送るという取り組みですが、まずはツールに慣れてもらうために始まった取り組みでした。具体的には、ある性格診断の結果を Ask にて回答してもらい、その回答を元に事務局からピアタグを送りました。Beatrust では、そのピアタグを持つメンバーが各所に散らばることによって、新たに共通点を持つメンバーとして新しく表示される仕組みがあります。そのため、ツールの機能に慣れる他に、新しいつながりが生まれるというメリットも狙いました。性格診断によってタグが統一され、ユーザーが知らない人とマッチングしやすくなりました。

社員間コミュニケーションの活性化と「出会う」成功体験を実感

ー以上の取り組みを通して、どのような効果がありましたか？

牧野

表彰プログラムの効果として目に見えて嬉しかったのは、ターゲットであった「閲覧専用ユーザー」のプロフィールが充実したことですね。今まで関わりのなかった部署の方のタグに +1 を押すなどのアクションもそこらで行われ始めました。

馬路

Beatrust を活用できるという体験を伝えられました。クリックしていくだけで新たな人との出会いがあるので、私自身も使っていて楽しかったです。「あ、この人と一緒の部署だったな！」と出会いを懐かしんでいる方もいらっしゃいました。年齢関係なく楽しんでいただけていることが大きな効果ですね。業務への効果はこれからですが、操作に慣れてもらうだけではなく「出会う」という成功体験をするという意味では、非常に良い反応であったと思います。

他部署とつながりたい社員に使ってもらことで組織文化や価値観の変革へ

ーBeatrust の導入後、どのような変化がありましたか？

牧野

Beatrust の中でのコミュニケーションも非常に活性化されていますし、それは Beatrust を導入して良い効果だったと感じています。特に僕たちの部署の利用率は非常に高かったです。一方、他の一部の部署（部署の中でのみ完結して仕事ができている部署）では、我々の部署ほど利用率が高くありませんでした。それらを踏まえると、今後の方針としては大きく 2 点を考えています。意識が高く効果がありそうな我々の部署から成功体験を作っていくこと。他部署とつながりたい希望者には、どんどん Beatrust に入ってもらうことです。そうすることにより Beatrust 上で様々な体験をした社員の口コミによりユーザー数を増やしていけると考えています。

馬路

人の行動を変えるのは非常に難しいので、そこまで大きな変化は感じられておりません。口コミで広げていくというのは時間は掛かりますが必要なことですし、少しずつ組織の文化や価値観の変化が出たら良いなと考えています。

ー今後 Beatrust に期待することを教えてください。

牧野

まずは体験の拡充です。私たちは機能に感動して使うというよりも、その場で与えられる体験に感動してより頻繁に利用するユーザーとなっていきます。そのため、Beatrust に入ると社内だけではなく社外ともつながっていけるという体験を拡充していっていただけたらと思います。我々も他社にとっての外部ファクトとなるように、全社展開を目指していますが、そういった外部の事例も増やしていただけると良いなと思います。

馬路

Beatrust では、利用人数が多い方が得られるものも多いと思うので、我々も利用人数を増やしていけたらと思います。そのためには事例は重要ですし、Beatrust さん自身が、感じたことを常日頃から導入の意思決定をする経営陣やマネージャーにコミュニケーションしてくれると、より全社展開へと近づくと考えています。